Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT WZC WELVAART VZW

Woonzorgcentrum Welvaart vzw hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar bewoners. Via dit privacyreglement wensen we iedereen zo volledig mogelijk te informeren over de wijze waarop binnen het woonzorgcentrum wordt omgegaan met de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken.

Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op de verwerkingen van persoonsgegevens van bewoners die verblijven in één van de voorzieningen van WZC Welvaart vzw:

WZC Welvaart
Hoogboomsteenweg 124
2950 Kapellen
WZC Eikendal
Hoogboomsteenweg 288/1
2950 Kapellen

Dit reglement gebruikt de term bewoner voor zowel de bewoners van het woonzorgcentrum als voor de gebruikers van een dienstverlening, aangeboden door het woonzorgcentrum (zoals bijvoorbeeld de groep van assistentiewoningen).

Van wie worden gegevens verwerkt en hoe worden ze bekomen

Persoonsgegevens van de bewoner bekomen we in principe van de bewoner zelf. Indien de bewoner ons de gegevens niet zelf kan bezorgen, bekomen we de nodige gegevens via de naaste familie, de mantelzorgers, de huisarts, de mutualiteit….

Indien een bewoner weigert gegevens te verstrekken die WZC Welvaart vzw nodig heeft om te voldoen aan de haar opgelegde wettelijke verplichtingen, kan de dienstverlening door WZC Welvaart vzw beëindigd worden.

Een toestemming die de bewoner geeft, kan steeds door hem worden ingetrokken. De verwerking waarvoor deze toestemming is gegeven, zal vanaf dan niet meer worden uitgevoerd (bv. gebruik van audiovisueel materiaal) indien er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is.

Welke soort gegevens van bewoners worden verwerkt

Administratieve gegevens, zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer, het adres, familiale gegevens, contactadressen van familie en verwanten maar ook gegevens over de mutualiteit.
Medische en verpleegkundige gegevens, zoals bijvoorbeeld de bloedgroep, allergieën, fysische parameters, gestelde diagnoses, de huisarts, het preferentieel ziekenhuis, het medicatieschema.
Facturatie en financiële gegevens over de geleverde prestaties en zorgverlening, verblijfs- en opnamedata.
Audiovisueel materiaal zoals foto’s van activiteiten in het woonzorgcentrum.

Wettelijk kader en verwerkingsdoeleinden

We verwerken deze persoonsgegevens in het kader van de verstrekking van gezondheidszorgdiensten, de wet op de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, de erkenningsnormen voor woonzorgcentra en/of de uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van de bewoner.

Binnen de grenzen van dit wettelijk kader verwerken we de persoonsgegevens van bewoners met één of meer van de volgende doeleinden voor ogen:

  • bewonerszorg: het organiseren en coördineren van de medische, paramedische, verpleegkundige en sociale zorg of behandelingen;
  • bewonersadministratie: het opvolgen van het verblijf en de behandeling van bewoners met het oog op een correcte facturatie ervan;
  • bewonersregistratie: het registreren van medische, verpleegkundige en verblijfsgegevens van bewoners voor door de overheid opgelegde doeleinden. Deze gegevens kunnen ook gebruikt worden voor onderzoeks- en beleidsdoeleinden;
  • geneesmiddelenbeheer: verwerkingen die nodig zijn voor het voorschrijven en afleveren van geneesmiddelen;
  • klachtenbehandeling: het registeren van persoonsgegevens van bewoners en/of hun vertrouwenspersonen om te kunnen bemiddelen bij de aangebrachte klachten;
  • zorgkwaliteit: verzamelen en verwerken van alle gegevens met betrekking tot de verstrekte zorg met als doel de zorgkwaliteit voor bewoners te verbeteren;
  • wetenschappelijke registratie: de registratie van (medische) persoonsgegevens die een epidemiologisch, wetenschappelijk en/of beheersmatig karakter hebben met onderwijs- of onderzoeksdoelstellingen;
  • orgaandonatie: het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 houdende de lokale donorcoördinatie;
  • gebruik van audiovisueel materiaal: tijdens het verblijf kan er audiovisueel materiaal worden genomen dat, na expliciete toestemming van de bewoner, kan worden gebruikt in de publicatievorm waarvoor de toestemming is gegeven.

In geen geval zullen er andere persoonsgegevens worden verwerkt, dan deze die noodzakelijk zijn voor de doeleinden ervan. Daarnaast zullen we de persoonsgegevens niet verder verwerken op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden.

WZC Welvaart vzw verkoopt nooit persoonsgegevens en gebruikt deze niet voor direct marketing doeleinden.

De verwerkingsverantwoordelijke

WZC Welvaart vzw is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die zij verwerkt van bewoners en gebruikers, zijn verwanten en/of vertegenwoordigers. De persoon die namens de verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is de directeur van het woonzorgcentrum.

In sommige gevallen zal een andere persoon, gezamenlijk met WZC Welvaart vzw verantwoordelijk zijn voor de verwerking van bewonersgegevens. Dit is onder meer het geval voor het medisch dossier en de apotheek waar medicatie wordt besteld. De directeur van het woonzorgcentrum zal hierbij optreden als centraal contactpunt.

Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens over gezondheid worden uitsluitend onder toezicht en de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg verwerkt.
De centrale verantwoordelijkheid hiervoor berust bij de directeur van het woonzorgcentrum.

Binnen WZC Welvaart vzw is een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die tevens de functie van informatieveiligheidsconsulent uitoefent. Deze persoon is belast met het toezicht op alle aspecten in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Hij kan gecontacteerd worden in verband met vragen betreffende de verwerking van persoonsgegevens in WZC Welvaart vzw via mail.

De bewerkers van de bewonersbestanden en hun bevoegdheid

De interne verwerking en raadpleging van de persoonsgegevens gebeurt als volgt:

  1. de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, worden verzameld en verwerkt onder leiding van de hoofdverpleegkundige en de stafmedewerker bewonerszorg;
  2. de huisarts noteert zijn bevindingen in het persoonlijk medisch dossier. Ook de uitslagen van medisch-technische onderzoeken en verslagen van consultaties bij externe medische zorgverleners worden in dit medisch dossier bewaard;
  3. de personeelsleden verbonden aan de verschillende verpleegkundige en paramedische diensten van het woonzorgcentrum registreren en consulteren de (zorg-)gegevens van de bewoners waarvoor ze de verantwoordelijkheid dragen;
  4. stagiairs en studenten in opleiding registreren en consulteren de zorggegevens van bewoners, voor zover dit noodzakelijk is voor hun stage;
  5. het keukenpersoneel raadpleegt de gegevens van een bewoner met betrekking tot voedings- en dieetvoorschriften;
  6. de personeelsleden van het onthaal en de boekhouding staan in voor het uitvoeren, bewaren, opzoeken en technisch verwerken van persoonsgegevens van bewoners met het oog op de juiste facturatie ervan;
  7. de personeelsleden van de sociale dienst staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de opvolging van de sociale dienstverlening die ze verstrekken;
  8. de informatieveiligheidsconsulent, de functionaris voor gegevensbescherming en de medewerkers van de dienst informatica verwerken persoonsgegevens in de gegevensbestanden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht.

Alle personeelsleden hebben enkel toegang tot die persoonsgegevens welke zij absoluut nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Alle werknemers en medewerkers van het woonzorgcentrum hebben zich ertoe verbonden om de bepalingen van dit reglement te eerbiedigen. Daarnaast zijn al onze medewerkers gebonden door het beroepsgeheim of hebben ze een contractuele vertrouwelijkheidsplicht.

Doorgifte van bewonersgegevens

Enkel als het noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden worden er persoonsgegevens gedeeld met:

  • de verzekeringsvoorzieningen (mutualiteiten);
  • het Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeitsverzekering;
  • de apotheek waarmee het woonzorgcentrum samenwerkt;
  • de betrokken bewoner of zijn vertegenwoordigers in het kader van de wet op de patiëntenrechten;
  • de overheidsinstanties die daartoe gemachtigd zijn;
  • de externe behandelende zorgverstrekkers met een therapeutische relatie tot de bewoner;
  • de aansprakelijkheidsverzekeraar van het woonzorgcentrum of van de beroepsbeoefenaar aangesteld door het woonzorgcentrum;
  • externe verwerkers, waarop WZC Welvaart vzw een beroep doet voor de verwerking van persoonsgegevens. Om hun taken correct uit te voeren, kan het zijn dat zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Door met hen een verwerkersovereenkomst te sluiten, legt WZC Welvaart vzw zeer duidelijke richtlijnen op waarvoor en waarbinnen uw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Daarnaast legt WZC Welvaart vzw hen ook de nodige beveiligingsnormen op;
  • andere instanties indien dit wettelijk verplicht is.

Bewaartermijnen

Rekening houdende met de wettelijke voorschriften wordt, na het beëindigen van de overeenkomst, een bewaartermijn voor de persoonsgegevens voorzien van:

  • 30 jaar voor medische gegevens
  • 5 jaar voor verpleegkundige gegevens;
  • 7 jaar voor facturatiegegevens die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp, voor de individuele factuur en voor de verzamelfactuur

Indien de bewaartermijn is verstreken en er geen wettelijk bezwaar is, worden de betreffende persoonsgegevens vernietigd, binnen een termijn van één jaar.

Rechten van de bewoner

Uiterlijk op het moment van de verzameling van persoonsgegevens informeren we de bewoner over de verwerking van deze gegevens en de rechtsgrond ervan via de opnameovereenkomst. Een exemplaar van dit Privacyreglement vindt men eveneens terug op www.woonzorgcollectief.be of kan men aan het onthaal van de voorziening krijgen.
De bewoner die hierom verzoekt, geven we kosteloos volgende informatie en kan hier éénmalig een afschrift van bekomen:

  • of er persoonsgegevens van hem worden verwerkt en binnen welke verwerkingen;
  • waarom we deze gegevens verwerken;
  • de gegevens zelf en alle beschikbare informatie over de oorsprong ervan;
  • de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben;
  • de bewaartermijn van deze gegevens;
  • aan welke categorieën ontvangers de gegevens worden verstrekt;

De bewoner heeft het recht om kosteloos alle onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die hij opmerkt te laten verbeteren of aanvullen.
De bewoner kan ook vragen dat zijn persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden totdat de juistheid van zijn persoonsgegevens werd gecontroleerd.
De bewoner heeft ook het recht om te vragen dat een kopie van zijn digitale persoonsgegevens overgemaakt worden aan hem en/of rechtstreeks aan een andere voorziening of persoon naar keuze. Dit geldt wel enkel voor de persoonsgegevens die verstrekt zijn door de bewoner zelf.
De bewoner kan, indien zijn persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel), vragen dat zijn persoonsgegevens definitief gewist worden.
De bewoner kan verzoeken dat zijn persoonsgegevens nog wel worden bewaard, maar niet verder worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn in het geval waarin de verwerkingsverantwoordelijke de gegevens niet meer nodig heeft, maar de bewoner wel, in het kader van een rechtsvordering.
Voor de uitoefening van de hierboven besproken rechten kan de bewoner een verzoek indienen bij de directeur van het woonzorgcentrum van WZC Welvaart vzw waar hij/zij verblijft.

Na indienen van het verzoek zal de bewoner binnen één maand weten welk gevolg hieraan zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden. In dat geval zullen we dit meedelen aan de bewoner.

Deze verzoekprocedure is, behalve de wettelijk voorziene uitzonderingen, kosteloos voor de bewoner.

Indien de bewoner van mening is dat de bepalingen van dit Privacyreglement of van de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de bewoner zich rechtstreeks wenden tot:

  • de directeur van het woonzorgcentrum of de DPO;
  • de gegevensbeschermingsautoriteit; en/of
  • de bevoegde rechter.

Inwerkingtreding en wijzigingen

Dit Privacyreglement treedt in werking op 25 mei 2018. WZC Welvaart vzw behoudt zich het recht voor om zijn Privacyreglement te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden aangebracht door de raad van bestuur van WZC Welvaart vzw en voor zover het gegevens zijn die de gezondheid betreffen, na het advies van de CRA.


Eikendal

Verblijfstypes



Click to open a larger map

 

20170616_Eikendal_321_LR 20170616_Eikendal_284_LR 20170616_Eikendal_277_LR 20170616_Eikendal_255_LR